HRIS menyimpan data paling sensitif di perusahaan: gaji, nomor KTP, rekening bank, foto dan lokasi absen, sampai hasil pemeriksaan kesehatan karyawan.
Sejak Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) berlaku penuh pada Oktober 2024, perusahaan bertanggung jawab atas cara data karyawan dikumpulkan, disimpan, dan diproses, termasuk saat pemrosesan itu dilakukan oleh penyedia software.
Karena itu, keamanan dan kepatuhan seharusnya ikut menjadi pertimbangan utama saat memilih HRIS, bukan hanya fitur dan harga. Berikut enam hal yang perlu dicek, beserta cara HY-HRIS memenuhinya.
1. Apakah Data Perusahaan Anda Terpisah dari Klien Lain?
Sebagian HRIS menyimpan data semua klien dalam satu database bersama. Di HY-HRIS, setiap perusahaan memakai sistem dan database sendiri, sehingga data Anda tidak bercampur dengan perusahaan lain.
2. Apakah Akses Bisa Diatur Sampai Detail?
Tidak semua orang di HR perlu melihat gaji direksi. HY-HRIS mengatur hak akses per modul dan per tindakan: melihat, membuat, mengubah, atau menyetujui. Akses juga bisa dibatasi sampai departemen sendiri, dan menu yang tidak diizinkan disembunyikan sepenuhnya.
3. Apakah Login Cukup Aman?
Akun HR dan admin adalah pintu ke seluruh data karyawan. HY-HRIS menyediakan login dua langkah dan logout otomatis saat akun tidak aktif, sehingga sesi yang lupa ditutup di komputer bersama tidak bisa disalahgunakan.
4. Apakah Karyawan Memberikan Persetujuan?
UU PDP menekankan pentingnya dasar pemrosesan data dan transparansi kepada subjek data. Di HY-HRIS, setiap pengguna diminta membaca pemberitahuan privasi dan memberikan persetujuan digital yang diverifikasi dengan OTP. Persetujuan itu tercatat, termasuk kapan diberikan.
Pemberitahuan privasinya menjelaskan data apa saja yang diproses, termasuk lokasi GPS dan foto saat absen serta data MCU, berikut berapa lama data disimpan.
5. Apakah Ada Perjanjian Tertulis?
Dalam istilah UU PDP, perusahaan Anda adalah pengendali data, sedangkan penyedia HRIS adalah prosesor data. Hubungan ini perlu diatur secara tertulis. HY-HRIS menyediakan:
- Perjanjian layanan yang mengatur hak dan kewajiban kedua pihak,
- Perjanjian pemrosesan data (DPA) yang menjelaskan kategori data, subjek data, sub-prosesor yang dipakai, dan hak audit,
- Pemberitahuan privasi untuk karyawan.
Dokumen-dokumen ini sudah ditinjau oleh advokat.
6. Apakah Setiap Tindakan Tercatat?
Saat terjadi masalah, perusahaan perlu tahu siapa melakukan apa. Di HY-HRIS, setiap persetujuan cuti, lembur, reimbursement, dan payroll menyimpan jejak siapa yang menyetujui dan kapan, lengkap dengan tanda tangan digital.
Checklist Cepat untuk Tim Anda
- Data perusahaan disimpan terpisah dari klien lain.
- Hak akses bisa diatur per modul dan per departemen.
- Tersedia login dua langkah dan logout otomatis.
- Karyawan memberikan persetujuan yang tercatat.
- Ada perjanjian layanan, DPA, dan pemberitahuan privasi tertulis.
- Setiap persetujuan dan perubahan penting tercatat jejaknya.
Penutup
Memilih HRIS juga berarti memilih siapa yang ikut memegang data pribadi karyawan Anda. Ajukan enam pertanyaan di atas ke setiap penyedia yang Anda pertimbangkan, termasuk kami.
Artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk penerapan UU PDP di perusahaan Anda, konsultasikan dengan penasihat hukum.